Voorwoord
Met de CRM plug-in maakt u van osFinancials een compleet Customers Relation Management systeem.
In het CRM-systeem worden afspraken/activiteiten vastgelegd in een agenda. Dit zijn activiteiten zoals: afspraken met/bij klanten, mailcontact,(telefonische) gesprekken, maar ook losstaande werkzaamheden. Aangezien de activiteiten worden vastgelegd in een agenda, kan er meer inzicht worden verworven over de gedane activiteiten. Ook kan er via rapportage inzicht worden verleend in de werkzaamheden van uw medewerkers. Vanuit het CRM-systeem kunnen de activiteiten worden omgezet in verkopen en daarmee facturen worden aangemaakt.
Ophalen en activeren van de licentiecodes
Nadat u de CRM plug-in of een trial hiervan heeft besteld, dient u de plug-inlicenties op te halen en de plug-in te activeren. Kijk voor instructies in onze handleiding Plug-in activatie. Nadat u de plug-in licentie heeft opgehaald, start u osFinancials nogmaals op. Er verschijnt dan een extra knop "CRM"
Tabbladen in de CRMplug-in
De CRMplug-in heeft 5 verschillende tabbladen.
- Activiteiten
- Alle rekeningen
- Factuur matrix
- Kalender
- Projects
Tabblad "Activiteiten"
Het tabblad "Activiteiten" bestaat zelf ook weer uit drie tabbladen; zoek, facturen aanmaken en verwijderen.
Tabblad "Alle rekeningen"
Tabblad "Factuur matrix"
Tabblad "Kalender"
Tabblad "Projects"
Via dit scherm kunt u de totalen zien in de aangegeven periode.
"Unbilled houres": De tijd dat u in activities heeft aangegeven als "Duur in seconde", en waarbij afgehandeld is "Ja" en niet gefactureerd is.
"Activities this week": Het aantal activities welke deze week aangemaakt zijn.
"Activities total": Het aantal activities welke nog open staan.
"Leads": Het totaal aantal leads.
Sluit het CRM venster en ga naar instellingen -> Groepen.
Vul activiteiten en status groepen in die u wilt gaan gebruiken in het crm zoals
Activiteit
- Hulp met pc
- Programmeren
- Telefoon gesprek
- Vrij
Status
- Aangemaakt
- In behandeling
- Afgehandeld
Open nu opnieuw de administratie en ga naar de setup van het CRM om de default groepen aan te geven.
Voor de treeview kiest u een periode en klikt op de refresh knop om een weergave te genereren.
U kunt daar bv. iets zien als:
Gebruikersnaam (3) 15
De waarde tussen haakjes (3) staat voor het aantal activities op naam van deze gebruiker in de aangegeven periode.
De waarde er achter staat voor de tijd welke besteed is aan elke activity.
U kunt op het plusje klikken voor de naam om de details te bekijken.
Daar ziet u de CRM Activity en de CRM Activity Status gevolgd door de duur in seconde waarde omgerekend naar minuten en daar achter de geplande tijd volgens de "Begindatum en Eind tijd velden in de activity".
In het tabblad Leads kunt u leads aanmaken.
Leads zijn potientiele debiteuren welke u dus nog niet in uw debiteuren lijst wilt hebben.
Leads kunnen indien nodig omgezet worden naar een debiteur, zonder verlies van gegevens.
De gemaakte "lead offerte" wordt dan ook omgezet naar een normale offerte.
U kunt activiteiten vastleggen bij een klant.
Door de activiteit op afgehandeld te zetten en door het invullen van de factuur matrix kunt u in dit scherm facturen of offertes aanmaken. 
U kunt activiteiten verwijderen als dat nodig is.
U kunt aan debiteuren twee extra groepen voor het crm toekennen. Ook kunt u een of meerdere tags toevoegen zodat u later op deze tag debiteuren kunt terug vinden.
Voeg in een keer tags toe aan (geselecteerde).
Voeg in een keer afspraken toe om bijvoorbeeld een hele lijst met klanten af te bellen.
Mass email de klanten.
Maak debiteuren aan of bekijk bewerk een bestaande debiteur.
Vul de factuur matrix in hier koppelt u de activiteit en gebruiker aan het artikel in osFinancials zodat u facturen of offertes met een druk op de knop kunt maken.
Toont een kalender overzicht van de gemaakt afspraken en of gewerkte tijden.
In projecten modus bij Setup kan en een extra tab verschijnen om snel uren in te kunnen vullen bij een project.