1) Voorbereidingen
U dient in de map van osFinancials een submap aan te maken genaamd "mmtemplates".
Daarin maakt u voor de templates welke u bij de debituren en crediteuren een submapje aan genaamd "DEBCR".
Dit ziet er dan bijvoorbeeld uit als: C:\osFinancials\mmtemplates\DEBCR
U kunt (maar dat hoeft niet) gebruik maken van een mappen structuur waarmee u de templates logischerwijs indeelt.
In ons voorbeeld maken we 2 mapjes aan: "Documenten" en "Praktijk".
Dit wordt dan C:\osFinancials\mmtemplates\DEBCR\Documenten
En C:\osFinancials\mmtemplates\DEBCR\Praktijk
In deze mapjes kunnen we dan de diverse template bestanden plaatsen welke we als basis willen gebruiken voor de debiteuren en crediteuren.
Voor het voorbeeld:
C:\osFinancials\mmtemplates\DEBCR\Documenten\Leverings voorwaarden.docx
C:\osFinancials\mmtemplates\DEBCR\Praktijk\Anamnese.docx
C:\osFinancials\mmtemplates\DEBCR\Praktijk\intakeformulier.docx
Uiteraard mogen dit ook Open office of ander soortige template file zijn.
2) Selecteren Template
Om een template te openen, dient u eerst de desbetrefende debiteur te openen.
Daarna gaat u naar het tabblad Multimedia en klikt u op de button "Voeg toe".
En zo komt u bij de bestaande template bestanden.
3) Openen Template
Door nu één van de templates aan te klikken, kopieert osFinancials dit bestand, en plaatst deze in de osFinancials mappen structuur.
En daarna opent zich de template zodat u deze kunt aanpassen voor de debiteur of crediteur.
4) Opslaan Document
Nadat u alle invoer afgerond heeft kunt u het document direct opslaan.
4) In groep indelen Template
U kunt na het opslaan in het veld "Groep" een groepsnaam opgeven.
Hiermee deelt u in osF de documenten/dossiers in groepen in.
De eerste keer kunt u zelf de groeps naam opgegeven, hierna is bij het volgende document/dossier de groep te keizen dmv het selectie veld.
6) Opslaan Document/dossier in osF
Na het opgeven van de groep kunt u het document/dossier opslaan door op de knop "Opslaan" te klikken.
7) Openen Document/dossier in osF
Om een document/dossier te openen, opent u eerst de desbetrefende debiteur.
Daarna gaat u naar het tabblad Multimedia en selecteerd u het document door deze aan te klikken.
Door het document/dossier dubbel aan te klikken of door op de knop "Bekijk/Bewerk" te klikken opent u het document/dossier voor inzage of bewerken.
8) Voorbereiding gebruik maken van debiteur/crediteur gegevens in een template
Het kan wenselijk zijn om de reeds bestaande gegevens van de debiteur/crediteur (denk aan bv. naam, adres, woonplaats (NAW)) te gebruiken in het document, zodat u deze niet met de hand hoeft over te nemen.
Dit is mogelijk.
Download hier de voorbeeld SQL file waarmee u de juiste velden ophaalt.
Deze file plaatst u in de osFinancials map: C:\osFinancials\Bin\SQL\FIREBIRD
Download hier een voorbeeld intake document.
Deze file plaatst u bv. in de osFinancials map: C:\osFinancials\mmtemplates\DEBCR\Documenten
Download hier een tekst file met alle velden, zodat u deze direct kunt kopieren.
Deze file kunt u ergens opslaan waar u deze weet terug te vinden.
9) Velddefinitie voor gebruik maken van debiteur/crediteur gegevens in een template
Neem de teksten zoals deze gebruikt worden in het bestand "velden.txt" over en plak deze op de plak waar u het veld wilt gebruiken:
10) Gebruik maken van debiteur/crediteur gegevens in een template
U kunt nu de voorbeeld bestanden aan passen naar wens.
Hier onder ziet u een ingevulde debiteur/patiënt.
Volg nu de stappen van punt 2 om het voorbeeld bestand te openen.
En u zult zien dat de veld gegevens worden overgenomen uit de debiteur/patiënt gegevens.
11) Gebruik maken van project gegevens
Wilt u de plugin gebruiken icm projecten, dan maakt u een mapje aan genaamd "PROJ":
C:\osFinancials\mmtemplates\PROJ\...
key is dan de "entiteit id" dus b.v. bij projecten het "project id".
En moet van het type *.rtf zijn.
U dient dan een txt file met de selectie SQL aanmaken in de osFinancials\bin\SQL\Firebird
Deze file krijgt dezelfde naam als de template, maar dan dus ipv rtf => txt
Bv. mijn_template.rtf en mijn_template.txt
In de mijn_template.txt file komt dus de selectie SQL:
SELECT p.WJOBPROJECTID, p.SJOBPROJECTCODE, p.SDESCRIPTION, p.DSTARTDATE, p.DENDDATE, p.WPARENTID, p.WNOTEFILEID, p.BENABLED, p.WSTATUSID, p.WINBUDGETACCID, p.WEXBUDGETACCID, p.WPROFILEID, p.WINFOSID, p.WGROUP1ID, p.DSYSDATE, p.WUSERID, p.WGROUP2ID, p.WPROFBUDGETID, p.WDEFAULTACCOUNT, p.FTOTALBUDGET FROM JOBPROJECT p where p.WJOBPROJECTID = <@KEY@>
Met deze select haalt u alleen gegevens op van het project waaruit u het dossier start.
Wilt u ook nog de debiteur gegevens kunnen gebruiken, dan zou de selectie SQL er zo uit zien:
SELECT p.WJOBPROJECTID, p.SJOBPROJECTCODE, p.SDESCRIPTION, p.DSTARTDATE, p.DENDDATE, p.WPARENTID, p.WNOTEFILEID, p.BENABLED, p.WSTATUSID, p.WINBUDGETACCID, p.WEXBUDGETACCID, p.WPROFILEID, p.WINFOSID, p.WGROUP1ID, p.DSYSDATE, p.WUSERID, p.WGROUP2ID, p.WPROFBUDGETID, p.WDEFAULTACCOUNT, p.FTOTALBUDGET, d.* FROM JOBPROJECT p join DEBTOR d on (p.WDEFAULTACCOUNT = d.WACCOUNTID) where p.WJOBPROJECTID = <@KEY@>
Let er op dat wijzigingen aan de SQL file (.txt) het opnieuw starten van osF noodzakelijk maakt.
Alleen bij het openen van osF worden deze files gelezen.