1) Instellen Plugin
U kunt deze plugin per administratie en per gebruiker aanzetten.
U doet dit in de settings van de plugin.
Deze plugin wordt gebruikt onder de naam "Abonnementen".
Ga hier hier voor via Extra => Plug-ins => Financieel gereedschap =>. Abonnementen. 
1.1) Instellen Plugin tab setup
Na de activatie dient u de plugin in gebruik te nemen voor de administratie waarin u de plugin wilt gebruiken. Daar u meerdere administraties kunt hebben en deze plugin meestal voor specifieke administraties of gebruikers gebruikt wordt, dient u de plugin per administratie in gebruik te nemen.
In het instellingen scherm kunt u alle standaard waarden instellen.
Bij het toevoegen van een nieuw abonnement bij een debiteur kunt u deze standaard waarden aanpassen indien nodig.
Het is daarom sneller om hier de standaard waarden op te nemen welke bij u het meest gebruikt worden.
Activate: On hier mee maakt u de plugin actief in de huidige administratie.
Defaults
Invoice Periode
Type: Hiermee geeft u de herhalings periode aan.
Dit in combinatie met de waarde in het veld "Periode" bepaalt hoe vaak u de klant gaat factureren.
Kiest u bv. voor Year en als "Periode" 1, dan betekend het dat de debiteur elk jaar éénmaal gefactureerd wordt.
Dit is de meest voorkomende situatie voor webhosting pakketten en domeinnamen.
Maakt u de waarde van "Periode" 2, dan wordt de klant elke 2 jaar (om het jaar) gefactureerd.
Dit doet u bijvoorbeeld bij een .co.uk domeinnaam, welke per 2 jaar gefactureerd wordt aan een klant.
Duedays: Met de waarde in dit veld geeft u aan hoeveel dagen voor of na de factuur datum, u daadwerkelijk wilt factureren.
Geeft u hier bv. 14 aan, dan betekend dat dat u 14 dagen na de factuur datum pas gaat factureren.
Zet u er een min voor dan factureerd u 14 dagen voor de factuur datum.
Periode: De herhalings factor (zie uitleg bij het veld Type)
Contract Periode
Type: Hiermee geeft u de herhalings periode aan.
Dit in combinatie met de waarde in het veld "Periode" bepaalt hoe vaak u de klant gaat herinneren voor de verloop van het contract.
Kiest u bv. voor Year en als "Periode" 1, dan betekend het dat de debiteur elk jaar éénmaal herinnerd wordt aan het verloop van het contract.
Maakt u de waarde van "Periode" 2, dan wordt de klant elke 2 jaar (om het jaar) hieraan herinnerd.
En kunt u dus een nieuwe contractsperiode afsluiten, of de voorwaarden aanpassen voor een nieuw loop jaar.
Dit gebruikt u bv. bij het leveren van colocatie diensten.
Warning: Met de waarde in dit veld geeft u aan hoeveel dagen voor of na de factuur datum, u daadwerkelijk wilt factureren.
Geeft u hier bv. 14 aan, dan betekend dat dat u 14 dagen na de factuur datum pas gaat factureren.
Zet u er een min voor dan factureerd u 14 dagen voor de factuur datum.
Periode: De herhalings factor (zie uitleg bij het veld Type)
Build reference string: hiermee kunt u de reference in een abonnement gebruiken als verwijzing voor het te maken factuur.
Bij het eerste abonnement welke u maakt voor uw klant zet u bv. "Webhosting voor www.uwdomeinnaam.nl".
Bij het door de plugin gemaakte factuur zal nu un het verwijzingveld de tekst "Webhosting voor www.uwdomeinnaam.nl" komen te staan.
U kunt er ook voor kiezen om korte woorden te gebruiken bij alle abonnementen, dan worden deze achter elkaar geplakt.
Bijv. bij het abonnement webhosting plaatst u "Webhosting" in het veld en bij de domeinnaam "www.uwdomeinnaam.nl", dan zal de verwijzing op het factuur worden: "Webhosting www.uwdomeinnaam.nl".
Base folder email: hiermee geeft u aan op welke plek uw gegevens staan voor het versturen van de email.
Standaard is dir Subscription, wilt u het veiliger aanpakken is het advies, om een nieuwe map "Personal" of welke naam u wilt gebruiken in de reportsmap aan te maken.
Daarin kopieert u de mee geleverde map "Subscriptions".
Het zou er dan zoiets uit komen te zien: osFinancials\plug_ins\reports\Personal\Subscriptions.
Hiermee bent u er van verzekerd dat u bij een fout bij het updaten van het programma (u kiest bv. per ongeluk voor een installatie ipv een update file) uw aangepaste bestanden kwijt bent.
Save
Show for this user: hier mee maakt u de plugin actief voor de huidige gebruiker
1.2) Instellen Plugin tab color conditions
Expressie: hiermee kunt u voorwaarden scheppen waarmee u kleuren kunt toekennen aan abonnementen zodat deze snel te herkennen zijn.
BG color: hiermee bepaald u de achtergrondkleur van het veld waaraan de conditie voldoet.
Font color: hiermee bepaald u de kleur van de tekst van de conditie.
Save: hiermee slaat u deze conditie op.
Klik hier voor op de button naast het expressie veld.
Om bijvoorbeeld alle abonnementen rood te kleuren waarbij de debiteur geen email adres is gaat u als volgt te werk.
Stel de conditie voor het resultaat in, en controleeer deze eventueel met de "show result" knop.
Als het verwachte resultaat getoond wordt, klikt u op de "OK" knop op de conditie op te slaan.
Deze wordt nu getoond in het settingen scherm.
Klik vervolgens op de knop "BG color" om de achtergrond kleur van de abonnements regel aan te geven.
Klik nu op de knop "Font color" om de tekst van de abonnements regel aan te geven.
2 Aanmaken van abonnementen
Zoek de debiteur op in de debiteuren lijst bij wie u een abonnement wilt aanmaken.
Open de debiteurkaart en ga naar het tabblad “abonnementen”.
U klikt nu op de button “Voeg toe” om een nieuw abonnement te starten.
Afhankelijk van de opgegeven waarden in de plugin settings, zal er nu een aantal default waarden gebruikt worden.
Deze waarden kunt u natuurlijk aanpassen naar wens voor dit abonnement.
We beginnen met het selecteren van het artikel, dit doen we door op de knop "Voeg toe" te klikken.
De artikellijst wordt nu geopend, en door rechts te klikken in de artikel lijst kunt u het vinkje zetten bij “use filter”.
Hiermee kunt u bij het zoeken op de artikel naam gebruik maken van een aantal opeenvolgende letters sneller een artikel vinden. 
Selecteer het gewenste artikel en u komt terug in het abonnementen scherm.
Actief: activeerd of deactiveerd het abonnenment van dit artikel voor deze debiteur.
Waarschuwing verstuurt: geeft aan dat er een waarschuwing voor het verlopen van het abonnement is verzonden.
Contract termijn niet hetzelfde: toont u de 2e set met instellingen voor een afwijkende contracts periode.
Interval: bepaald hoe vaak in de gekozen periode er gefactureerd zou worden.
Waarschuwing in dagen voor abonnement: is het aantal dagen voor of na de “volgende verwerking” waarop de eerste waarschuwingsmelding te zien is in de plugins popup.
Factuur in dagen voor abonnement datum: is het aantal dagen voor of na de “volgende verwerking” waarop de facturatie melding te zien is in de plugins popup.
Omschrijving: wordt overgenomen uit het artikel, maar is aan te passen, zodat deze tekst gebruikt wordt op het factuur als "Verwijzing".
Ingangsdatum: staat op vandaag, maar kan desgewenst aangepast worden, waarmee tevens de “volgende verwerking”datum automatisch mee aangepast wordt.
Laatste Verwerking: indien het abonnement reeds eerder gefactureerd is, ziet u de laatste factuur datum in het veld.
Volgende Verwerking: hier ziet u wanneer dit abonnement weer gefactureerd gaat worden.
Aantal: kunt u het aantal per abonnementartikel ingeven.
Referentie: is de verwijzingstekst welke op het factuur gebruikt wordt.
In dit veld kunnen we ook gebruik maken van datavelden.
Bv. om de van en tot datum op te nemen geeft u op : Webhosting <@DFROM@> - <@DTO@>
Volgens bovenstaande afbeelding zouden we nu 1 maal per Maand factureren, waarbij er 14 dagen voor facturatie datum een waarschuwing gegenereerd wordt, en er 7 dagen voor 08-08-2012 gefactureerd wordt.
Klik nu op de button “List” om dit abonnement op te slaan.
U kunt nu met de button “Voeg toe” een volgend abonnement toe voegen volgens bovenstaande procedure.
Of een reeds eerder gemaakt abonnement definitief verwijderen met de button “Verwijderen”.
Let u er op, dat u desgewenst ook het abonnement op “inactief” kan zetten, en zo het abonnement op een later tijdstip weer te activeren.
Als u alle abonnementen heeft ingevoerd voor deze debiteur dient u op de button “Opslaan” in de linker kolom te klikken.
Pas hierna gaan de opgegeven of aangepaste abonnementen in werking.
2.1 Aanmaken van abonnementen met afwijkende contract duur
Indien u een afwijkende contract duur heeft, bv. bij colocation, wilt u vaak per maand factureren, maar loopt het contract per jaar.
Daarvoor zet u het vinkje "Contract termin niet hetzelfde". 
Er verschijnt nu onder het veld "Referentie" extra velden, waarmee we dit kunnen instellen.
Interval: bepaald hoe vaak in per gekozen interval type er herinnerd wordt aan het verlopen van het contract.
Interval type: hiermee geeft u aan per welke periode er herinnerd wordt.
Laatste Verwerking: indien het abonnement reeds eerder gefactureerd is, ziet u de datum van de laatste herinnering.
Volgende Verwerking: hier ziet u wanneer de volgende herinnering verzonden gaat worden.
In plaats van dat u een offerte of factuur stuurt aan uw klant, kan dit dus een (pdf) tekst zijn met bv. de nieuwe voorwaarden, maar het kan natuurlijk alles zijn wat u uw klant wilt mededelen.
3) Overzicht van abonnementen
Na het opslaan van het abonnement komt u terug op het overzicht van de abonnementen van deze debiteur.
Met het pull down menu "Filter" kunt u: alle abonnementen zien, of de
4) Werkscherm abonnementen
Bij het starten van osF kunt u het popup scherm krijgen van de abonnementen.
Of u kunt deze direct starten dmv. de button op de knoppenbalk.
Na het starten ziet u onderstaand overzichts scherm. 
Het scherm is opgebouwd uit de functies aan de linkerkant en het resultaat aan de rechterkant.
De functies bestaan uit:
Waarschuwingen: Hierin ziet u de waarschuwingen voor te verlopen abonnementen.
Verwerk waarschuwingen: Hierin kunt u de waarschuwingen mee verwerken/versturen.
Verstuurde waarschuwingen: Hierin kunt u de waarschuwingen zien, welke reeds verstuurd zijn, en in afwachting zijn van een reactie van uw klant.
Abonnementen te verwerken: Hierin ziet u de abonnementen welke factureerbaar zijn.
Verwerk abonnementen: Hierin kunt u de te factureren abonnementen verwerken/versturen.
Rapport: Hierin kunt u rapporten gebruiken welke u gemaakt heeft met betrekking op uw abonnementen.
Zoeken: Hierin kunt u zoeken door uw abonnementen
5) Selecteren van waarschuwingen
In dit scherm zien we dat er 1 abonnement klaar staat om verzonden te worden als waarschuwing.
Door de regel aan te klikken, ziet u en zwart stipje in de eerste kolom verschijnen ten teken dat die regel(abonnement) is geselecteerd.
Als u alle te versturen waarschuwingen heeft geselecteerd klikt u op de functieknop "Verwerk waarschuwingen".
6) Verwerken van waarschuwingen
In het scherm Verwerk waarschuwingen kunt u aangeven met welke document layout u de abonnementen wilt versturen.
Verwerk geselecteerd: Hiermee geeft u aan dat u de waarschuwing wilt verwerken, dit betekend dat het abonnement dan verplaatst word naar de functie "Verstuurde waarschuwingen"
As quote: Daarmee maakt u met het klikken op de "Verwerk" knop een offerte aan met de abonnement regels.
Document layout: Hiermee kiest u de layout waarin de te verlopen abonnementen worden aangegeven.
Verwerk knop: Hiermee verwerkt u de waarschuwingen.
Log bestand: Hierin komt het resultaat te staan van de verwerking, zodat u kunt zien of alles goed is gegaan. 
7) Versturen van waarschuwingen
Als u op de verwerk knop heeft geklikt komt u in het versturen van de email.
Voor verdere uitleg van deze detail schermen kunt u de handleiding van de document email pro nalezen.
U controleert hier het veld "REGISTERS_EMAIL" of deze gevuld is met het emailadres van de klant.
Eventueel kunt u dmv. de
Toon in browser knop: de sjabloon tekst van de email body zien in uw browser.
Preview att: Hiermee kunt u het reportman rapport voor vertonen.
Test email naar Extra cc: hiermee kunt u een voorbeeld email sturen naar het email adres welke u op heeft gegeven bij "Extra CC".
Als alles klopt, kunt u de email verzenden dmv. de knop "E-mail Verzenden".
8) Selecteren van abonnementen
Klik op de knop "Abonnementen te verwerken" om de lijst met de te verwerken abonnementen te zien.
Klik per abonnement de regel aan zodat er een zwarte stip in de eerste kolom, komt te staan.
Om te verwerken, klikt u hierna op de knop "Verwerk Abonnementen".
9) Verwerken van abonnementen
Verwerk geselecteerde: hiermee verwerkt u de geselecteerde abonnementen, en verdwijnen ze uit de lijst met te verwerken abonnementen.
Pull downmenu: Hier kiest u welke layout u gebruikt voor het versturen van de factuur.
E-mail versturen: Hiermee geeft u aan of u alleen een factuur wilt aanmaken of ook de email wilt versturen.
Verwerk knop: Hiermee verwerkt u de te verwerken abonnementen.
Verwerk Verstuurde waarschuwingen knop: Hiermee verwerkt u de geselecteerde verstuurde waarschuwingen abonnementen.
Log bestand: Hierin komt het resultaat te staan van de verwerking, zodat u kunt zien of alles goed is gegaan. 
10) Verzenden van abonnementen
Als u op de verwerk knop heeft geklikt komt u in het versturen van de email.
Voor verdere uitleg van deze detail schermen kunt u de handleiding van de document email pro nalezen.
U controleert hier het veld "REGISTERS_EMAIL" of deze gevuld is met het emailadres van de klant.
Eventueel kunt u dmv. de
Toon in browser knop: de sjabloon tekst van de email body zien in uw browser.
Preview att: Hiermee kunt u het reportman rapport voor vertonen.
Test email naar Extra cc: hiermee kunt u een voorbeeld email sturen naar het email adres welke u op heeft gegeven bij "Extra CC".
Als alles klopt, kunt u de email verzenden dmv. de knop "E-mail Verzenden".
11) Gebruik van Reportman layouts voor de waarschuwings email
12) Gebruik van Reportman layouts voor abonnements contracten