Workflow

Workflow inleiding

Met de workflow plug-in kunt u uw kennis van een proces vastleggen.
U kunt ook kennis van een proces opdoen door gemakkelijker door de verschillende handelingen te lopen en daarvan een vastlegging doen.

De verschillende schermen in osFinancials kunnen worden op geroepen zoals bijvoorbeeld het voorraad scherm of debiteuren crediteuren en documenten. Maar ook websites of bijvoorbeeld Excel documenten kan actief met een omschrijving in het venster verschijnen. Hierdoor kunt u bijna elk denkbaar proces visualiseren en direct inzichten krijgen waar u bent in het proces en welke stappen ervoor zijn genomen.

Een stap kan toegewezen zijn aan een gebruiker en een administrator kan alle workflow die niet is afgehandeld zien en eventueel een taak toewijzen aan een gebruiker. Aan stappen hangen transities (overgangen) die na het tonen van de stap mogelijk zijn. Een overgang gaat van een stap naar een andere stap. Als er maar een transitie is die geldig is krijgt u geen keuzen.
Een transitie kan een conditie bevatten waaraan voldaan moet worden.

Workflow is dus een kennis systeem waardoor uw kennis kunt opdoen of juist delen met anderen. Dit stelt u in staat om uw eigen bedrijfsprocessen te formaliseren en de kennis daarvan vast te leggen in een geautomatiseerd systeem.

Als bijkomend effect kunt u op deze manier een beter overzicht houden op uw lopende processen en heeft u historische gegevens snel bij de hand.

Instellen / activeren Workflow

In de standaard administratie zitten al workflows maar als u een oudere database heeft dan kunt u workflow van een andere database inlezen door naar de workflow editor te gaan.

Editor

workflowlijst

In de workflow lijst kunt u workflow aanmaken , bewerken opslaan of inladen of rechten toekennen.

Rechten

Voeg gebruikers toe die deze workflow mogen starten.

Opslaan / inladen bestand

Met deze mogelijkheden kunt u workflow gemakkelijk van een administratie naar een andere kopiëren.
Let wel op dat sommige gekozen parameters niet het zelfde zijn in de administratie waarin uw de workflow inleest.

Bewerken

Workflow designer

Met de designer kunt u stappen toevoegen en de verbindingen visueel zien.

Workflow Stap instellingen

Als u een stap bewerkt ziet u de volgende tabbladen.

• Stapnaam De naam van de stap

• Staptype Verschillende schermen waar uit u kunt kiezen bij een stap Zie uitleg staptypes.

• Gebruiker de gebruiker die deze stap gaat afhandelen als deze is ingesteld dan zal deze stap op de gebruiker worden gezet als iemand anders de transitie uitvoert.
• Status : gereserveerd
• Duratie : duur van de interval waar binnen de taak moet worden afgerond.
• Interval : Duurtype * interval is de maximale duur voor een taak.
• Opmerking : De tekst boven een taak waardoor de taak wordt verduidelijkt.
• Memo er onder : SQL voor het tonen van de regel in het workflow overzicht.
  

   

  Staptypes

  Als u kiest voor een staptype komt er wat documentatie over de parameters in het extra tabblad.

• report-manager : toon rerportman rapporten
• groups : Groupen onderhoud scerm
• groups-plugins : Plugins van een group.
• stock : Voorraad scherm
• stock-plugins : Plugins bij voorraad
• debtor-creditor-plugins : Plugins bij debiteuren crediteuren
• debtor-creditor : Debiteuren of crediteuren scherm
• planner : Agenda
• totalviewer : Totalen overzicht
• batch-entry : Journaal invoer
• documents : Documenten
• document-plugins : Plugins bij documenten
• openitem : Afletter scherm
• projects : Projecten scherm
• workflow-selectiondata : Toon geselecteerde data (bevestig een selectie)
• workflow-dialog : Dialloog (vraag teksten met eventueel verschillende antwoorden.
• workflow-webbrowser : Webbrowser imbedded IE waarmee u naar een bepaalde pagina kan gaan zoals bijvoorbeeld
• workflow-olecontainer : Ole container om verschillende mimetypes in te openen en te bewerken zoals een excel document of het tonen van een PDF met acrobad reader.
• workflow mobilestep : Nog niet geïmplementeerd gereserveerd voor het zetten van stappen via een mobile device.
• workflow-splittask : Nog niet geïmplementeerd gereserveerd voor het splitsen van een taak naar 2 taken.
• workflow-selectiondata : Maak een selectie scherm met vrije sql of gebruik een van de standaarden.
• main-plugins Plugins bij het hoofdscherm
• setup-data : Schermen voor het instellen
• main : Hoofdschermfuncties op dit moment sluit boekjaar / open nieuw boekjaar.

Stap extra data

params : Parameters voor het scherm
active paramname : de gekozen parameter
knop lookup value: voor sommige parameters is een keuze scherm beschikbaar gebruik dit scherm om de juiste waarde te selecteren.
sql step : sql bij start stap
sql step back : gereserveerd.

make this workflow start at docmenttype : Vul bij de edit box het document type in dat u wilt gebruiken om als deze wordt aangemaakt deze workflow automatisch te starten. Als u dit bijvoorbeeld voor type 14 doet maakt u dus een workflow aan per offerte die wordt aangemaakt. Daarmee kunt u bijvoorbeeld vooruitgang van het uitlever proces in de gaten houden en de verschillende stadia onderkennen zodat verschillende medewerkers samen een opdracht kunnen voltooien.

Workflow transitie

Bij een transitie kunt u nog verschillende instellingen doen.

• Naam : naam van de knop bij de keuze van transities
• Van van stap
• Naar naar workflow leeg = huidige
• To step : waar gaat de transitie naar toe.
• offset left : beïnvloed de linker positie van de transitie op de stap van
• offset top : beïnvloed de boven positie van de transitie op de stap van
• offset left end : beïnvloed de linker positie van de transitie op de stap naar
• offset top end : beïnvloed de boven positie van de transitie op de stap naar
• Conditie : sql conditie bijvoorbeeld Select * from dochead where wdocid = <@KEY@>
  als deze een record oplevert dan kan de transitie doorgaan.

Gebruik

Workflow lijst

In deze lijst ziet u de actieve taken die nog afgehandeld dienen te worden of kunt u een nieuwe taak beginnen.
Historische gegevens van een taak bekijken en zoeken naar afgesloten taken.

Als u administrator bent kunt u ook gelijk workflow bewerken.

Met uw rechter muis knop kunt u dan ook taken toewijzen aan andere gebruikers.

• Type : het type workflow dat u gaat beginnen als u op nieuw drukt
• Nieuw : Start een nieuwe workflow
• Uitvoeren taak : Toon uitvoeren scherm.
• Historisch : Toont de historie van de taak.
• Bewerken : Als u administrator bent kunt u de workflow snel bewerken.
• Toon afgesloten : Toont afgehandelde workflow vanaf datum from date veld
• Waar ben ik : Een scherm dat u toont waar u op dit moment bent in het proces.

Uitvoer scherm

In het uitvoer scherm ziet u het actieve scherm of de keuze voor transities. Het bovenste deel wordt altijd getoond en in het onderste vlak verschijnt het ingestelde scherm bij deze stap. Als er meerdere transitie mogelijkheden zijn worden deze als keuze door middel van knoppen getekend. U kunt dan de keuze maken uit de verschillende transities.

Door doorgaan kunt u naar het volgende scherm gaan.

Waar ben ik

In het waar ben ik scherm kunt u zien waar u in het proces ben en welke stappen wanneer door wie zijn afgehandeld.