Voor de ultieme vorm van automatisering van e-commerce (webshop) verkopen hebben we de Events plugin ontwikkeld.
Daar waar u normaal alle verkopen al kon importeren met de E-commerce plugin.
En waar u dit ook al automatisch kon doen met de auto updater plugin als toevoeging op de E-commerce plugin, gaat de Events plugin nog weer een stap verder.
In bovenstaande situaties worden alleen de orders welke voldoen aan een door de gebruiker te bepalen order status (over het algemeen een vorm van reeds betaald als bij iDeal en Paypal/credit card) geïmporteerd in osFinancials.
De order status kan dan door de E-commerce plugin op een volgende order status gezet worden (bv. order geïmporteerd in back office).
Maar daarnaast zijn er ook nog de orders welke d.m.v.. vooruit betaling geplaatst worden.
Het is dan afwachten of er een betaling via de bank ontvangen wordt, en dan eventueel de klant benaderen met een betaal verzoek als dit niet gebeurt.
Kortom er komt dan nog steeds een hoop "hand werk" bij kijken om alle orders uiteindelijk af te handelen.
Omdat dit veelal dezelfde trajecten zijn welke afgelopen worden, moest dit ook te automatiseren zijn leek ons.
En zo zijn we begonnen aan de Events plugin.
Bij de events plugin kan bij elke stap in het verwerk proces van de ecommerce verkopen de klant via mail en/of de weshop order history op de hoogte gehouden.
En alle stappen worden geautomatiseerd genomen.
De events plugin op zich is de basis, voor de daadwerkelijke acties heeft u dus de betreffende plug-ins nodig.
Er zijn inmiddels event plugins voor:
Bestelling annulerings email (De tweede email naar de gebruiker dat de bestelling wordt geannuleerd vanwege niet betalen)
Betalings herinnering (Betalings-herinnering email naar de klant incl. de offerte, 7 dagen na bestel datum bij uitblijven betaling)
Documenten email (Automatisch een email uit sturen bij elke status wijziging die u toekent aan uw documenten)
Offerte verwijdering (Offerte verwijderen vanwege niet betalen)
Print document (Automatisch afdrukken van documenten)
Update documenten (Automatische update van documenten)
Update status (Automatische update van de status)
Vrije email (Een email versturen op basis van een vooraf gedefinieerde voorwaarde)
Stap 1-1: Order wordt geplaatst en d.m.v. een vooruit betaling afgesloten.
Deze order wordt ook opgehaald d.m.v.. de auto updater plugin maar wordt door de status tijdens het importeren "In afwachting van betaling" als offerte bewaard in osF.
Na het importeren krijgt de order in de webshop de status "geïmporteerd in backoffice systeem".
Dit is standaard functionaliteit van de E-commerce plugin zelf.
Stap 1-2: Order wordt geplaatst en d.m.v. een iDeal/paypal/credit card betaling direct betaald.
De auto updater gaat na elke door de gebruiker opgegeven tijd de orders ophalen vanuit de webshop.
Daar tussen zit deze reeds betaalde order.
Aan de hand van de betaald status welke de order vanuit de webshop heeft me gekregen, zal de order direct als een factuur worden aangemaakt in osF.
Na het importeren krijgt de order in de webshop de status "geïmporteerd in backoffice systeem".
Hiervoor is de "Event Update doc(ument)s" nodig, deze bepaalt tijdens het importeren dat het om een betaalde order gaat en zet dus de offerte om in een factuur.
Stap 2: De bankmutaties worden ingelezen.
Tijdens het inlezen van de bank mutaties d.m.v.. de bankimport plugin, worden (onder andere) de vooruit betalingen gekoppeld aan de open offertes.
Hiermee krijgt de openstaande offerte in osF de status "betaald" en in de webshop "Vooruitbetaling ontvangen".
Desgewenst kunt u nu de klant dit ook nog eens per email vermelden.
Stap 3: De betaalde offertes worden omgezet naar facturen.
Zodra de betaling d.m.v. de bankimport plugin aan de open offerte gekoppeld is kunnen we de status van de offerte omzetten naar die van een factuur
Hiervoor is de "Event Update documents" nodig als 2e implementatie.