osFinancials5 - Besigheidsklas- Hulp in Afrikaans

Jy behoort jou Kasboek met jou bankstaat, wat jy vanaf jou bank ontvang word, te vergelyk. Jy sal altyd opmerk dat bankkoste (en rente indien jy ‘n oortrokke fasiliteit het) op jou bankrekening gedebiteer word, en die rente wat jy op ‘n positiewe bankbalans verdien, op jou bankstaat gekrediteer word en dat dit nie in jou Kasboek verskyn nie. 

Dieselfde geld vir debietorders en elektroniese betalings, sowel as gelde wat direk deur jou debiteure (kliënte / klante) of derde partye in jou bankrekening gedeponeer is. Indien jy hierdie gereelde betalings en ontvangstes in die wederkerende betalings- of ontvangstejoernale ingevoer het maar nog nie na ‘n normale joernaal gekopieer het, en /of na die grootboek geposteer het nie, sal dit nie in jou Kasboek verskyn nie. Die bankrekonsiliasie help jou om hierdie transaksies te identifiseer. 

Die bankrekonsiliasie word om ‘n verskeidenheid van redes gedoen. 

Enkele redes is onder andere:

• Dit kontroleer om te verseker dat die transaksies wat jy in jou Stel Boeke ingevoer het, dieselfde is as dié transaksies wat deur jou bank gegaan het.
• Dit kontroleer om te verseker dat die transaksies wat deur die bank gegaan het, dieselfde is as dié wat jy in die Stel Boeke ingevoer het. 
• Dit kontroleer om te verseker dat jou bankrekening wel korrek is. 
• Dit sal al jou uitstaande tjeks en deposito's lys, wat van jou gerekonsilieerde bankbalans verskil en wat die werklike bedrag wat jy in die bank sou gehad het indien al jou transaksies deurgegaan het, weergee.

Benewens die kleinkasrekening is die bankrekening die enigste bron waar geld fisies in en uit die besigheid kan vloei. Die bankrekening moet streng gemonitor word om te verseker dat al die gelde wat ontvang word gedeponeer word, en dat al die betalings en/of tjeks nagekom is.

Die Bankrekonsiliasiekenmerk laat jou toe om jou Kasboek te pas, of te rekonsilieer, met die bankstaat wat jy van die bank ontvang. Die bankrekonsiliasie is 'n proses om die transaksies in jou kasboek na te gaan en te vergelyk met die transaksies op die bankstaat.

Al die transaksies op die bankstaat moet in die kasboek gereflekteer word en daardie transaksies wat in die kasboek verskyn, maar nie op die bankstaat nie, moet op die bankrekonsiliasiestaat gereflekteer word.

Wanneer die bankstaat ontvang word, sal jy vind dat enige bankkoste (en rente as jy 'n oortrokke tjekrekening het) gedebiteer word, en enige rente wat jy op 'n positiewe banksaldo ontvang het, word teen jou bankrekening gekrediteer. Hierdie transaksies sal op jou bankstaat verskyn, maar sal nie in jou kasboek verskyn nie. Dieselfde geld vir debietorders en elektroniese betalings sowel as gelde wat direk deur jou kliënte of ander partye in jou bankrekening betaal word.

Die bankrekonsiliasie help jou om hierdie transaksies te identifiseer en in jou kasboek in te voer. Nog 'n rede is die tydfaktor. As jy 'n tjek per pos aan 'n ander verskaffer stuur, kan dit 'n geruime tyd neem en die ander party (begunstigde) aan wie die tjek uitgereik word, kan die tjek te laat bank vir die bank om die tjek uit te vee en dit op jou bankstaat aan te dui. . Jy het moontlik ook 'n deposito gemaak, na bankure, en die deposito sal eers die volgende dag op die bankstaat gereflekteer word.
Die bankrekonsiliasie word om 'n aantal redes uitgevoer. Hierdie is:

1. Bepaling van uitstaande tjeks en deposito's en rapporteer dit in die Kasboekrekonsiliasieverslag:

• Uitstaande deposito's - Gelde is moontlik ná bankure ontvang en in jou bankrekening gedeponeer op die volgende dag van die maand of die dag nadat die bankstaat gedruk is.
• Uitstaande tjeks - Alle tjeks wat uitgereik is, is moontlik nog nie deur die ontvanger of begunstigde van die tjek aan die bank voorgelê nie. Die tjek is moontlik by 'n ander bank aangebied of het dalk nog nie die begunstigde van die tjek bereik nie.

2. Aantekening van transaksies op die bankstaat wat nie in die kasboek verskyn nie:

• Elektroniese betalings - Sommige elektroniese betalings deur debietorders reflekteer dalk nie in die kasboek nie, maar verskyn wel op die bankstaat.
• Bankkoste en rente - Die bedrag van hierdie bankkoste sal eers bekend wees wanneer die bankstaat ontvang word. Rente kan ook op 'n gunstige banksaldo ontvang word en kan slegs aangeteken word wanneer die bedrag bekend is.
• Gedishonoreerde tjeks - Soms is tjeks wat gedeponeer is na die trekker terugbesorg aangesien daar geen fondse in die trekkerrekening is nie, of die tjek is nie onderteken nie, of baie ander redes.

3. Opsporing en regstelling van foute:

• Foute van ingevoerde transaksies - Dit kan voorkom wanneer kwitansies in die ontvangstejoernaal aangeteken is en/of wanneer betalings in die betalingsjoernale aangeteken is. Bedrae is moontlik verkeerd ingevoer (bv. 45 in plaas van 54).
• Foute van weglating - Transaksies is nie in die kwitansies of betalingsgroepe ingevoer nie.
• Foute wat by die bank mag voorkom - Dit is gewoonlik wanneer die teller by die bank die bedrag van 'n tjek of 'n deposito verkeerd aangeteken het. Dit is baie skaars en word soms outomaties deur die bank reggestel. (Dit word ook na verwys as "error in cast" op bankstate).
• In die geval waar banke die Outomatiese Verrekeningsburo (ACB) gebruik om die gewisselde tjeks elektronies op jou bankstaat te lees en aan te teken, moet jy sorg dat die tjeks duidelik en korrek uitgeskryf word.
• Depositostrokies moet ook korrek ingevul word en die inskrywings (kontant en tjeks, ens.) moet korrek optel.
  Daar is verskeie redes wat verskille tussen die banksaldo, soos per bankstaat, en die gerekonsilieerde saldo volgens osFinancials kan veroorsaak.

4. Bedrieglike tjeks - Die bedrae op die bankstaat moet ooreenstem met die bedrag in die kasboek. Indien dit nie die geval is nie, moet die gewisselde tjek noukeurig ondersoek word om vas te stel dat daar nie met die tjek gepeuter is nie.

Jy kan 'n bankstaat ontvang deur dit by die bank of per pos te gaan afhaal. 'n Voorbeeld van 'n bankstaat is soos volg: