Voorwoord
In deze handleiding leest u hoe de Bankimport Plug-in werkt. Met de bankimportplug-in kunt u uw betalingsgegevens van Internet inlezen in het osFinancials boekhoudpakket en deze koppelen aan uw documenten en/of journaalposten. Indien u de stappen van deze handleiding wilt volgen in osF, dan dient er aan een aantal voorwaarde te worden voldaan. Deze zijn te lezen onder het kopje "Voorbereiding voor het werken met de bankimportplug-in". Naast deze handleiding is er ook een video te bekijken.
Licenties voor het werken met de bankimportplug-in
Om te kunnen werken met de bankimportplug-in dient deze eerst te zijn geactiveerd. Dit kan door een trialversie aan te vragen of door de bankimportplug-in aan te schaffen. Het bestelling van de trialverise of het aanschaffen van de bankimport, gebeurt in onze webshop. Zodra deze besteld en betaald is, kan direct de licentiecodes opgehaald worden. In de handleiding plug-in activatie kunt u de stappen voor het ophalen van de licenties doorlezen.
Daarnaast kan het zijn dat er nieuwe bankrekening dienen te worden aangemaakt. Voor hulp bij aanpassen van het rekeningschema, kan onze algemene handleiding worden geraadplaagd.
Voorwaarden voor het werken met de bankimport plug-in
Voor deze handleiding zijn een aantal zaken voorbereid :
• Bankrekeningen zijn op de juiste wijze aangemaakt staat goed gekoppeld in de boekhouding.
• Er is kennis van het downloaden van afschriften via een online bank.
• Het thema van de administratie staat op “Classic”. Dit heeft betrekking op welke iconen weergegeven worden.
In deze handleiding wordt er gewerkt met een bankafschrift dat bij osFinancials is mee geïnstalleerd. Dit zijn twee afschrijven van de ING. Dit afschrift is te vinden in de map van osFinancials -> AFSCHRIFT.940/Afschrift.csv Indien u de stappen uit deze handleiding wilt volgen, dat kunt u gebruik maken van deze download.
Instellingen voor het bankboek
Voor er met de bankimport plug-in gewekt kan worden, dienen eerst de onstelling te worden gechecked/aangepast. Open het Kas/bankboek door op het kas/bankboek icoontje ( 
) in de start balk te klikken op. Kies de bankrekening waarmee gewerkt gaat worden. In deze handleiding openen we “Bankrekening”.
Klik op de knop “Open” en onderstaande scherm wordt geopend.
Klik in het bankscherm op het icoontje instellingen 
. Het onderstaande instellingenscherm wordt geopend.
Check de onderstaande punten:
- De tegenrekening is de het nummer van de “Bankrekening” in het grootboek.
- Het vinkje van de “Geen BTW” dient ‘aan’ te staan.
Klik vervolgens op het tabblad “Geavanceerd” en neem de instellingen over als hier onder.
Klik op ‘OK’ als de instelling juist ingevuld staan. Het instellingenscherm wordt gesloten.
Verschillende manieren van het bijhouden van uw banktranacties
U kunt op verschillende wijze uw bankboekingen bijhouden, in deze handleiding bespreken we de 2 meest gebruikelijke.
1) Afschriftmethode, waarbij u per afschrift van de bank uw boekingen doet.
Voordelen :
• U heeft een goede controle van de saldi : de eindbedragen op het afschrift.
Nadelen :
• De banksaldi zijn niet “up to date” u loopt afhankelijk van de afschift frequentie altijd achter op “vandaag”.
• Het kan voorkomen dat er op 2 afschriften boekingen staan met dezelfde datum
• In de download zult u echter altijd alle boekingen van die datum mee downloaden
• Deze “extra” boekingen dienen ofwel vóór het importeren verwijderd te zijn, of direct na de import in het scherm voor het toekennen van de referentie
2) Datum methode, waarbij u de boekingen per datum vastlegt.
Voordelen :
• De banksaldi zijn “up to date” u loopt maximaal één dag achter op vandaag.
• Geen correcties op downloads, waarbij er op 2 afschriften boekingen voor komen van dezelfde datum.
Nadelen :
• Geen voor zover bekend.
Invoeren kas/bank gegevens volgens de “afschrift methode”
U legt afschrift nr. 1 klaar om daarmee de gegevens te verifiëren.
U heeft nu 2 mogelijkheden om de transacties in te voeren :
1) U kunt via elektronisch banking het afschrift downloaden, en elektronisch verwerken.
2) U kunt handmatig het afschrift in voeren.
Werken met de bankimport plug-in
Nu dat alle instelling correct staan/gechecked zijn, kunnen er transactiesworden geïmporteerd met de bankimport plug-in.
Klik op het icoontje 
“Importeer afschriften”. Hiermee wordt het importscherm geopend.
Bij “Bestandstype” wordt er aangegeven wat voor een soort bestand er moet worden geïmporteerd.
Het is per bank verschillend wat voor een soort bestand er wordt gedownload. Per bank kunnen er soms ook meerdere
types worden gedownload. In dit voorbeeld wordt er gebruik gemaakt van een MT940 bestand van de INGBank.
Dus het bestandtype komt op: INT-MT940 (algemeen formaat).
Klik vervolgens op ‘Import’.
Nu moet het bestand van de afschriften worden opgezocht en worden aangeklikt. Bij de installatie van osFinancials is tevens het
voorbeeldafschrift “Afschrift.940” mee geïnstalleerd. Deze staat in de map "osFinancials"
Klik op ‘Open” om het bestand te importeren. In de bankimportplug-in staan nu de transacties die in dit bestand zitten.
Contoleer hier of de transacties kloppen. Indien er een transactie niet juist is, dan kan deze weg worden gehaald met de
knop “verwijder regel”. Indien een regel geel is, dan is de kans dat deze transactie al in een eerdere import geïmporteerd.
Controleer deze transactie goed!
| Verwijder regel | Hiermee wordt een regel verwijderd. Bv als deze al eerder geïmporteerd is. |
| Splits | Hiermee kan een bedrag worden gesplitst bv als één bedrag is betaald, maar er twee BTW tarieven zijn of wanneer één debiteur voor meerder andere debiteuren betaald. (lees meer over splitsen verder op in deze handleiding) |
| Merge | Hiermee kunnen bedragen worden samengevoegd bv als twee betalingen eigenlijk één factuur zijn. |
| Afschrift verwijzing | Hiermee wordt de referentie ingevuld, zodat de betaling later makkelijk terug te vinden is. In dit geval is deze al ingevuld. |
| Toepassen | Met de knop toepassen, wordt de referentie aangepast. |
Als alle afschriften kloppen kan er op “Sluiten” worden geklikt. Het onderstaande scherm wordt getoond. In dit scherm is te zien dat er een afschrift is geïmporteerd. Klik nogmaals op “Sluiten” om de transacties daadwerkelijk in osFinancials op te nemen.
De bankimportplug-in wordt hiermee gesloten en er wordt terug gekeerd naar osFinancials. De transacties die in de import stonden, zijn nu in osFinancials gezet.
Toekennen van debiteuren/crediteuren/grootboeken aan de transacties
De volgende stap is dat er per transactie moet worden aangegeven bij welke rekening (debiteur/crediteur/grootboek) de transactie hoort.
In de kolom “rekening” wordt dit aangegeven. Er zijn verschillende manieren om een transactie aan een rekening te koppelen.
1. De rekening wordt opgezocht op rekeningnaam.
2. De rekening wordt opgezocht door het bijbehorende document op te zoeken
3. De rekening wordt automatisch ingevuld, doordat deze gekoppeld is aan het (bank)rekeningnummer (bv de debiteur wordt ingevuld
doordat de debiteur zelf en zijn/haar bankrekening gekoppeld zijn)
1. De rekening wordt opgezocht op rekeningnaam:
Klik op de transactie waar de rekening bij gezocht dient te worden. Het is mogelijk om een deel van de rekeningnaam in
te toetsen om de rekening te vinden. Het is ook mogelijk om te zoeken mbv de pijltje.
In onderstaand voorbeeld wordt de rekening “Privé eigenaar toegekend.
2. De rekening wordt opgezocht door het bijbehorende document te zoeken.
NB: Dit kan alleen als er een document (factuur/offerte/creditnota/inkoop/retourzending/bestelling is.
Indien de transactie hoort bij een journaalinvoer, kan er van deze optie geen gebruik worden gemaakt.
Klik met de rechtermuisknop op de regel die moet worden gekoppeld. Hiermee ontstaat een pop-up scherm.
Kies in dit pop-up scherm “Document opzoeken of de Document met bedrag zoeken”.
Bij de eerste optie, zal het documentscherm worden geopend en kan er naar het juiste document worden gezocht.
Bij de tweede optie wordt er, door het programma, gezocht naar een document met een overeenkomstig bedrag.
In dit onderstaand voorbeeld wordt een factuur aan “Schildersbedrijf Smit” aan de transactie gekoppeld doordat gebrui te maken van 'Document met bedrag opzoeken'.
Dit document is reeds aangemaakt. Als het documentencherm wordt geopend, dubbelklik dan op het juiste document om dit document met bijhorende debiteur te koppelen aan deze transactie.
Met het dubbelklikken wordt ook direct het afletterscherm geopend en kan de transactie direct worden afgeletterd. (Lees hier meer over in de handleiding osF)
NB: Let op dat er in de juiste “lijst” gewerkt wordt. Het juiste document (factuur/inkoop etc) en de status verwerkt/onverwerkt.
3. De rekening wordt automatisch ingevuld, doordat deze gekoppeld is aan het bankrekeningnummer.
Het is ook mogelijk om een rekeningnummer aan debiteuren/crediteur/grootboekrekening te koppelen.
Hiermee worden transacties in het bankimport direct de juiste rekening gekoppeld. Dit koppelen kan op meerdere wijzen:
1. Wanneer het nummer van de bankrekening van een debiteur of crediteur bekend is, dan kan deze worden ingevuld
bij de gegevens van de betreffende debiteur/grootboek/crediteur. osFinancials zal dan bij transacties met het zelfde
bankrekeningnummer de gekoppelde debiteur/crediteur in de kolom “Rekening” invullen.
2. Het is ook mogelijk om vanuit een transactie een bankrekening te koppelen. Ga op een transactie staan.
Hier dient voor de eerste keer de rekening (debiteur, crediteur of grootboek) ingevuld te zijn. Klik vervolgens op
rechter muisknop en kies voor “Koppel bankrekening”. Bij de volgende transactie van deze rekening, zal automatische
de rekening worden ingevuld.Onderstaand voorbeeld laat zien hoe de bankrekening wordt gekoppeld in het transactiescherm.
Eerst wordt de rekening ingevuld .In dit geval “Bouwservice Jansen”.
Als deze ingevuld is, klik met de rechtermuisknop op de transactie. Kies nu voor “Koppel bankrekening”.
De volgende keer dat er een betaling is met deze bankrekening, zal in dit geval de debiteur Bouwservice Jansen
bij de rekening worden ingevuld.
Doorboeken van de transacties
Als alle rekening goed ingevuld zijn, kan de import worden vastgelegd. Klik hiervoor op knop 
verwerk.
Hiermee wordt/worden de transactie(s) in het programma vastgelegd.
Splitsen van transacties
Zoals eerder deze handleiding al genoemd is, kunnen bedragen ook worden "gesplitst". Dit kan handig zijn
wanneer er één bedrag op in het afschrift staat, maar dat er meerdere BTW-tarieven hieraan gekoppeld moeten
worden of één bedrag die meerdere facturen bevat.
Klik eerst op het bedrag dat gesplitst moet worden.
Klik daarna op de knop "Split"
Vervolgens kan het bedrag worden gesplitst op de gewenst manier door het bedrag in te vullen en op 'Ok' te klikken.
osFinancials rekent zelf het "restant bedrag" uit
In onderstaand beeld is het bedrag in € 50,00 en € 80,68 gesplitst.
Klik op "sluiten" (onderaan) om verder te gaan.
Samenvoegen van transacties
Zoals eerder deze handleiding al genoemd is, kunnen bedragen ook worden "samengevoegd". Dit kan handig zijn
wanneer er meerder betalingen in het afschrift staan, die bij één factuur horen.
Kies eerst op de regels die samengevoegd moeten worden. Dit kan m.b.v. de Ctrl-toets
Klik daarna op de knop "Merge"
In onderstaand voorbeeld is te zien dat het bedrag is samengevoegd tot één bedrag.
Klik op "sluiten" (onderaan) om verder te gaan.
Ondersteunde formaten
|
BE |
Fortis bank |
Komma gescheiden |
|
|
BE |
ING |
Komma gescheiden |
|
|
BE |
KCB |
|
|
|
BE |
KCB |
Komma gescheiden |
|
|
BE |
Paypal |
|
|
|
BE |
Recordbank |
Komma gescheiden |
|
|
NL |
ABN-AMRO |
Tab delimited |
|
|
NL |
Afterpay |
|
|
|
NL |
Fortis bank |
Tab delimited |
|
|
NL |
Frieslandbank |
Komma gescheiden |
|
|
NL |
Icepay |
|
|
|
NL |
iDeal |
Komma gescheiden |
Download vanaf Dashboard |
|
NL |
iDeal |
Komma gescheiden |
Email uit dashboard (rapport) |
|
NL |
ING |
Komma gescheiden |
|
|
NL |
Mastercard Creditcard |
TSV |
|
|
NL |
MCG |
|
nieuw |
|
NL |
MT940 |
Algemeen formaat |
|
|
NL |
MT940 |
Algemeen formaat |
Op boekingsdatum |
|
NL |
MT940 Rabobank |
|
|
|
NL |
MT940 SNS bank |
|
|
|
NL |
MT940 Triodos bank |
|
|
|
NL |
Multi Safe pay |
MT940 (Algemeen formaat) |
|
|
NL |
Paypal |
|
|
|
NL |
Postbank |
Komma gescheiden |
|
|
NL |
Postbank |
Komma gescheiden |
nieuw |
|
NL |
Rabobank |
Komma gescheiden |
Vaste lengte |
|
NL |
Rabobank |
Komma gescheiden |
ideal payment id |
|
UK |
HSBC |
|
|
|
UNIVERSAL |
Moneybookers |
|
|
|
UNIVERSAL |
OFC [Open Financial Connectivity file] |
|
|
|
UNIVERSAL |
OFX [Open Financial eXchange] |
|
|
|
UNIVERSAL |
QIF [Quicken Interchange Format] |
|
|
|
UNIVERSAL |
Simple comma seperated |
Komma gescheiden |
|
|
USA |
Paypal |
|