Abonnementen Plugin

Inleiding

Met de abonnementenplug-in kunt u uw terugkerende facturen op een makkelijke manier beheren. De Plug-in is dynamisch opgesteld, wat inhoudt dat de abonnementen op verschillende manieren kunnen worden aangemaakt. (bv wekelijks, per half jaar, per maand etc).
Na de aanschaf kunt u de licentiecodes voor uw plug-in ophalen. Klik hier voor instructies voor het ophalen van uw licentiecodes.

Instellen van de plug-in

Na het ophalen van uw licentiecodes, kunt u de plug-in activeren in uw administratie. Om uw plug-in te activeren, opent u uw administratie. Ga daarna naar het tabblad "Instellen". Kies daar de knop “Extra". Ga via Plug-ins -> Financiële gereedschap -> Abonnementen. Er verschijnt nu het volgende scherm:

Kopje Activatie
Onder het kopje “activatie” zet u de plug-in aan of uit.

Kopje Defaults:

Invoice periode
Het bovenste gedeelte gaat over de facturatie periode, waarbij u het aantal dagen bij “Warning” invult voor (bij een positief getal) of na (bij een negatief getal) de facturatie datum een waarschuwingsmelding krijgt. Uiteraard kunt u ook hier weer gebruik maken van andere periodes wanneer u uw abonnement aanmaakt.

Contract periode
Dit onderste gedeelte heeft betrekking op contract periode. U kunt dus bv. opgeven dat de contract periode 1 jaar is, waarbij u een facturatiemelding krijgt.
U geeft bij “Duedays” en positief getal (voor de facturatie datum) of een negatief getal (na de facturatiedatum). Uiteraard kunt u deze tijdens het aanmaken van een nieuw abonnement wel aanpassen.

Build reference string
Het vinkje bij “Build reference string” zorgt er voor dat u bij de aangemaakte abonnementen een “Verwijzing” kunt opnemen, welke gebruikt wordt als verwijzing voor het te maken factuur. U vult hiertoe bij het abonnement het veld “referentie” in. Indien u meerdere abonnementen op hetzelfde factuur heeft, vult u er slechts bij één iets in.

Sla de instellingen op en start daarna uw administratie opnieuw op.

Aanmaken van abonnementen

Na het opnieuw opstarten, zoekt u in uw debiteurenlijst de debiteur op bij wie u een abonnement wilt aanmaken. Open de debiteurkaart en ga naar het tabblad “abonnementen”.

U klikt nu op de button “Voeg toe” om een nieuw abonnement in te kunnen voeren.
Onder onderstaand plaatje wordt het "abonnementeninvoerscherm" uitgelegd.

NAAM	OMSCHRIJVING
List	Als deze knop wordt ingedrukt, komt er een lijst van alle ingevoerde abonnementen van de betreffende debiteur.
Voeg toe	Hiermee wordt een nieuw abonnement aangemaakt.
Verwijderen	Hiermee kan een abonnement worden verwijderd.

NAAM	OMSCHRIJVING
Artikelcode	Hierin wordt het artikel gekozen waarvoor het abonnement is.
Aantal	Het aantal van de hoeveelheid van het artikel
Omschrijving	Hierin wordt de omschrijving van het artikel overgenomen
Ingangsdatum Laatste verwerking Volgende verwerking	De datum waarop het abonnement afgesloten is. Vanuit de laatste verwerking wordt de nieuwe verwerkingsdatum berekend. Deze datum dient dus op de juiste datum te staan. Dit is de datum dat de volgende verwerking klaar zal staan.
Actief Waarschuwing verstuurt	Indien een abonnement niet meer actief is, kunt u deze "uitzetten" m.b.v. het vinkje. Dit vinkje staat aan wanneer er een waarschuwing is verstuurd.
Intervaltype	Hierin wordt de periode van het abonnement aangegeven.
Interval	Hierin wordt aangegeven hoeveel van het "Intervaltype" geldt. bv een abonnement elke 3 maanden: 3 bij interval en maand aangevinkt bij Intervaltype
Referentie	Een omschrijving m.b.t. een abonnement
Waarschuwing in dagen voor abonnementsdatum	Voordat een abonnement afloopt is het mogelijk een waarschuwing naar uw klant(en) te sturen. Indien u geen waarschuwingen wilt sturen kan deze op 0 worden gezet
Factuur in dagen voor abonnementsdatum	Voordat een abonnement afloopt, is het mogelijk uw klant(en) een factuur voor een nieuw termijn te sturen.
Contract termijn niet hetzelfde	Wanneer een abonnementsperiode en een factuurperiode van elkaar afwijken, kan dit m.b.v. het vinkje "Contracttermijn niet hetzelfde. Onderaan verschijnt en dan een stukje nieuw scherm. Hierin kan worden aangegeven wat het termijn van het contract is. Bv: er is een contractduur van 5 jaar, maar er wordt per jaar betaald.

Verwerken van een abonnement

Wanneer een abonnement aangemaakt is, zal deze in osFinancials moeten worden verwerkt. Dit gebeurd in een ander scherm dan het aanmaken van het abonnement. Het aanmaken gebeurd bij een debiteur, het werken via het de knop "abonnement" in het tabblad "Aktie".

Door deze knop te klikken, wordt er het abonnementen-verwerkscherm geopend. Hierin kunnen zowel de waarschuwingen als de facturen/offertes worden aangemaakt en direct worden verstuurd.

Voorbeeld abonnement

Onderstaand voorbeeld is een abonnement op een krant. Voor dit voorbeeld is een algemene debiteur genomen, maar dit zou een specifieke debiteur moeten zijn. In uw debiteurenlist zoekt u de juiste debiteur op en opent deze. Klik daarna op het tabblad 'abonnement'.
Klik hierna op de knop "Voeg toe". Het abonnementen scherm wordt geopend.

De gegevens die ingevuld zijn:

Artikelcode via het opzoekknopje (KRANT)
Het aantal van het artikel (1),
De omschrijving van het artikel (krant).

De Ingangsdatum (10-03-2015)
De laatste verwering is nog niet geweest. Deze wordt automatisch ingevuld al er een verwerking is gedaan.
Volgende verwerking (in dit geval de datum waarop het abonnement ingegaan is)

Intervaltype (jaar staat aangevinkt, aangezien het abonnement per jaar betaald wordt)
Interval (1, er wordt per jaar gefactureerd indien hier bv 2 zou staan, zou er per 2 jaar gefactureerd worden)
Referentie (Kranten abonnement)

Id (wordt ingevuld door osFinancials)
Waarschuwing in dagen voor abonnement (Er wordt 30 dagen voor het aflopen van de datum van het abonnement een waarschuwing in osF aangemaakt. Deze kan naar de klant verstuurd worden)
Factuur in dagen voor abonnement (Er zal 14 dagen voor het aflopen van het abonnement een factuur in osF worden aangemaakt. Deze kan naar de klant verstuurd worden).

Klik op opslaan om het abonnement in het systeem te zetten. Vervolgens gaan we naar het verwerkscherm via het tabblad "Aktie".
Hierin zien we één waarschuwing en te verwerken abonnement klaar staan.

Klik op 'waarschuwingen' om te kijken welke waarschuwingen er klaar staan.

Klik op 'verstuurde waarschuwingen' om te bekijken welke waarschuwingen e reeds aangemaakt zijn.

Klik op 'Verwerk waarschuwingen' om een waarschuwing voor uw klant aan te maken en te verssturen.

Klik op 'Abonnementen te verwerke' om het abonnement dat klaar staat te bekijken.

Klik op 'Verwerk abonnementen' om het abonnement ook daadwerkelijk in het systeem te zetten. Met deze handeling wordt ook de datum van de volgende verwerking in het abonnement van de debiteur aangepast.

Wanneer er op de knop "Verwerk waarschuwing" of "Verwerk abonnementen" wordt geklikt, wordt er een volgend scherm geopend.

Hier kunnen een aantal dingen worden aangegeven. Wanneer er op de knop verwerk / verstuurd wordt geklikt, wordt het verzendscherm geopend.
Klik op "e-mail verzenden" om de waarschuwing/offerte/factuur te versturen.

Voor instellingen van dit scherm of voor het aanpassen van de lay-out van uw e-mail, verwijzen we graag naar de Document E-mailpro handleiding.

Create an account

Handleidingen Plugins